Z jakiego powodu przestajemy panować nad własnym życiem?
Kiedy tracimy kontrolę nad swoim życiem, czujemy utratę energii. Wydaje się, że życie wymyka się nam z rąk. Jest coraz więcej pilnych spraw do załatwienia, których nie możemy zrobić na czas. Musimy zapłacić rachunki za prąd, pójść do okulisty lub na zebranie rodziców w szkole, a nasze życie prywatne schodzi na dalszy plan. Poważne sprawy biorą nad nami górę, kiedy powinno być odwrotnie.
Najskuteczniejszym modelem, który pomoże poradzić sobie z zadaniami i osiągnąć cele, jest zarządzanie czasem. Istnieje matryca zadań, znana również jako Macierz Eisenhowera, którą Stephen Covey dopracował i dokładnie opisał. Ten artykuł przedstawi matrycę zarządzania czasem i zadaniami oraz sposoby włączenia tego podejścia do życia codziennego.
Jak doszło do powstania Macierzy Eisenhowera?
Trzydziesty czwarty prezydent Stanów Zjednoczonych, znany jako generał Dwight Eisenhower, powiedział: „To, co ważne, rzadko jest pilne, a to, co pilne, rzadko jest ważne”. Dzięki tej zasadzie stworzył model zarządzania czasem, który sprzyja udanemu wypełnianiu zobowiązań, a nawet pozwala znaleźć czas dla siebie.
Metoda Eisenhowera jest często nazywana kwadratową ze względu na wygodną formę zapisu (kwadratowa tabela składająca się z czterech ćwiartek). Wszelkie plany na najbliższą przyszłość z łatwością mieszczą się w jednym odpowiadającym kwadracie:
Ćwiartka I: zadania ważne i pilne
W tej sekcji znajdują się wszystkie zadania, które wymagają natychmiastowej uwagi. Najważniejsze dla tej grupy spraw jest jak najszybsze ich wykonanie. Kiedy skończysz, zatrzymaj się i pomyśl o tym:
- Jak uniknąć tego stresu w przyszłości?
- Jak planować pracę, by nie gromadzić uciążliwego bagażu zadań?
- Które z zadań można uprościć i jak udoskonalić proces ich realizacji?
Nie wystarczy po prostu wykonać te zadania. Jeśli ponownie powtórzysz swoje błędy, znów zajmą one sporo czasu i wyczerpią rezerwy twojej energii. Będą powstrzymywać Cię przed osiągnięciem globalnych celów.
Należy znaleźć systematyczne rozwiązanie. Taki ciąg spraw lepiej odbierać jako przewodnik od mentora, który podpowiada, co warto zrobić w pierwszej kolejności. Zmniejszenie liczby sytuacji awaryjnych pozwoli Ci nadrobić czas, którego wcześniej brakowało.
Ćwiartka II: zadania ważne i niepilne
Ta ćwiartka zawiera ważne zadania, które nie mają terminów realizacji. Do zadań niepilnych, ale ważnych, należy zwykle planowanie i wszystko, co związane z samodoskonaleniem. Przynoszą one istotne korzyści dla kariery zawodowej i rozwoju osobistego.
Przykłady:
- czytanie książek,
- uczenie się nowych umiejętności,
- planowanie budżetu rodzinnego,
- remont pomieszczenia,
- badania lekarskie.
Takie zadania wymagają dużo czasu i świadomości, aby prawidłowo ustalić priorytety. Będąc w stanie umysłu, w którym możesz patrzeć daleko w przyszłość, z pewnością dokonasz słusznych wyborów. Myślenie długoterminowe pomaga uprościć proces ustalania priorytetów.
Prokrastynacja mówi nam, że kiedyś znajdziesz czas na wykonanie tego czy innego zadania. Myśląc w ten sposób, pomijamy fakt, że abstrakcyjne „kiedyś” może w ogóle nie nadejść.
Jeśli trzymasz się matrycy ćwiartki II, prawdopodobnie masz dużo czasu na sport, relacje osobiste i plany. Wykonując niepilne zadania, możesz z powodzeniem prowadzić swoje sprawy i czuć się swobodniej.
Ćwiartka III: zadania nieważne i pilne
Ogólnie rzecz biorąc, są to codzienne zadania, takie jak rozmowy telefoniczne, wysyłanie wiadomości e-mail, spotkania biznesowe i tym podobne. Jeśli to możliwe, staraj się je delegować, czyli poproś o ich wykonanie kogoś mniej zajętego w Twoim otoczeniu. W tym procesie należy zachować równowagę, a mianowicie nie nadużywać życzliwości osób z bliskiego kręgu.
Ćwiartka IV: zadania nieważne i niepilne
Ta lista zawiera zadania, które nie są szczególnie ważne i można je wykonać w każdej wolnej chwili. Odsianie spamu z naszej skrzynki mailowej, korzystanie z portali społecznościowych i podobnych rozpraszających czynności. Działania zawarte w tej ćwiartce nie wpływają znacząco na samorozwój i odbierają możliwość poświęcenia czasu na coś naprawdę ważnego.
Przykłady:
- oglądanie filmu,
- granie w gry komputerowe,
- surfowanie po Internecie,
- przeglądanie magazynów.
Nie należy próbować całkowicie wyeliminować takich zadań ze swojego życia. Po ciężkim dniu pracy warto pozwolić sobie na przerwę, na przykład poprzez obejrzenie ulubionej telenoweli ze swoją dziewczyną lub chłopakiem.
Jak zacząć korzystać z Macierzy Eisenhowera?
Biorąc pod uwagę powyższe rozdziały i zawarte w nich porady, wydrukuj lub narysuj dla siebie tabelkę. Następnie wypełnij każdy z kwadratów zadaniami zgodnie z kategoriami. Snując plany na najbliższe tygodnie, warto dokładnie przemyśleć, które sprawy powinny być przypisane do pierwszej, drugiej, trzeciej i czwartej kwarty. Podstawowym założeniem jest wyrównanie pierwszego kwadrantu jak najszybsze wykonanie zadań z trzeciego i czwartego lub całkowite ich pozbycie się, a następnie praca nad rozwojem drugiej ćwiartki. Ten ostatni określa Twój sukces przy optymalnym zarządzaniu czasem.
Według ekspertów, nabycie nawyków jest podstawą do osiągnięcia sukcesu. Jeśli na przykład ćwiczenia stają się codzienną tradycją, nie myślimy już o nich, bo stały się nawykiem. Zapisywanie zadań do wykonania w przyszłości to również duża pomoc. Wiele osób, obserwując nadchodzące zadania, łatwo systematyzuje swoje działania i odpoczynek.
Literatura polecana:
- https://experience.dropbox.com/pl-pl/resources/eisenhower-matrix/ (Czym jest macierz Eisenhowera?), viewed: 26 stycznia 2023
- https://wspolczesnymenedzer.pl/zarzadzanie/macierz-eisenhowera-co-to-jest-i-jak-ja-wykorzystac-w-planowaniu-zadan/ (Czym jest Macierz Eisenhowera i jak ją wykorzystać w planowaniu zadań?), viewed: 26 stycznia 2023
- Stephen Covey – “7 nawyków skutecznego działania”, wyd. Dom Wydawniczy Rebis, Poznań 2206, red. Małgorzata Chwałek, tłum. Iwona Majewska-Opiełka
Autor: Lev Ruts